AI613#case 3 : Dollar General Uses Integrated Software

Case3 : Dollar General Uses Integrated Software

Questions 

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

เนื่องจาก Dollar General มีการเติบโตอย่างมาก ในช่วงปี 1996-2000 การขยายสาขาและเติบโตอย่างรวดเร็ว โดยที่ยังไม่ได้มีการเตรียมพร้อมหรือปรับปรุงระบบการบริหารงานและระบบสารสนเทศให้รองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ทำให้เกิดปัญหาตามมาอย่างมากมาย อาทิ

·         การจัดการเกี่ยวกับภาษีขายมีความยุ่งยากมากขึ้น อันเรื่องมาจากการขยายสาขาไปยังรัฐต่างๆ ใน USA ที่แต่ละรัฐ อาจมีระบบภาษีที่แตกต่างกัน

·         การบริหารและดูแลพนักงานที่เพิ่มจำนวนขึ้น ย่อมมีความยุ่งยากซับซ้อนมากขึ้น

·         การจัดการกับคำสั่งซื้อปริมาณมาก ก่อให้เกิดปัญหาในการทำงานของฝ่ายบัญชี ที่ยังคงใช้ระบบ manual ในการจับคู่รายการและเอกสาร เช่น คำสั่งซื้อ ใบเสร็จ รายงานสินค้าที่ได้รับจริง เป็นต้น

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

               

                จากการเติบโตอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินงานหลายประการตามที่ได้กล่าวไปในข้อ 1 ทั้งนี้ จะเห็นได้ว่า ปัญหาหลักนั้น เกิดจากการที่ต้องบริหารจัดการกับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ในขณะที่ไม่มีระบบบริหารจัดการ และระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ โดยระบบเก่านั้นข้อมูลแต่ละหน่วยงานไม่มีการเชื่อมโยงกัน ขาดระบบที่ Integrated ข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆเข้าด้วยกัน หาก Dollar General ยังไม่มีการปรับปรุงระบบ ย่อมก่อให้เกิดผลเสียร้ายแรงต่อบริษัทในอนาคตได้

               

ดังนั้น การลงทุนในระบบสารสนเทศ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ Dollar General ทั้งนี้ก็เพื่อปรับปรุงและพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้แม้การลงทุนในระบบสารสนเทศ จะต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนมาก แต่หากเลือกลงทุนในระบบที่เหมาะสม ย่อมเป็นผลดีต่อการขยายตัวในอนาคตของ Dollar General โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเลือกลงทุนในระบบสารสนเทศที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลแต่ละแผนก ให้ประมวลผลหรือใช้งานร่วมกันได้ รวมถึงการเลือกระบบสารสนเทศที่ยืดหยุ่น สามารถเพิ่ม application อื่นๆเพิ่มเติมได้โดยที่ยังทำงานสอดคล้องกับระบบเดิม เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต หากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนจะเห็นว่า แม้จะต้องใช้เงินลงทุนสูงในปัจจุบัน แต่หากลงทุนในระบบที่เหมาะสม มีความสามารถในการเชื่อมโยง และมีความยืดหยุ่นของตัวระบบ ย่อมทำให้ประหยัดต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายๆต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตจากการเปลี่ยนแปลงระบบอีก

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection. 

   Lawson Software Smart Notification Software เป็น Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในแง่การดำเนินงานของธุรกิจและการทำงานของพนักงานได้ โดยเป็น software ที่มีการทำงานไม่ยุ่งยากซับซ้อน สามารถใช้ประมวลผล จัดการและเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ จากหน่วยงานต่างๆของธุรกิจได้ จึงทำให้เป็น Software ที่สามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้ โดยมีการ filtering หรือ กรองข้อมูล เพื่อจำกัดการเข้าถึงของข้อมูล โดยให้ข้อมูลที่เหมาะสม ถูกเข้าถึงโดยผู้บริหารหรือพนักงานในระดับที่เหมาะสมเท่านั้น

นอกจากนี้ Lawson Software Smart Notification Software ยังเป็น Software ที่พัฒนาให้บริษัทที่ใช้ สามารถเพิ่ม Application ต่างๆที่อาจจำเป็นในอนาคตได้ ด้วยคุณสมบัติดังกล่าว Lawson Software Smart Notification Software จึงเหมาะสมและเป็นประโยชน์กับ Dollar General จะเห็นได้ว่า คุณสมบัติหลัก อย่างการเป็น Integrated Software นั้นสามารถช่วยให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลต่างๆที่มีได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการ filtering ข้อมูล ก็มีส่วนช่วยในเรื่อง internal control ของบริษัท อีกทั้งการที่ software มีความยืดหยุ่นที่สามารถ เพิ่ม Application อื่นๆในอนาคตได้นั้น จะช่วยในเรื่องต้นทุนของบริษัทที่ไม่ต้องเปลี่ยนระบบสารสนเทศใหม่ทั้งระบบ กรณีที่มีความจำเป็นต้องเพิ่มหรือเปลี่นยแปลง application อื่นๆที่จำเป็นในอนาคตข้างหน้า ดังนั้น การลงทุนของ Dollar General ในระบบดังกล่าว จึงถือว่ามีความเหมาะสม

 

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

               

Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยในการทำงานของบริษัทในเรื่องของการบริหารงาน, การบริหารทรัพยากร, เวลา, ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญของ Services Automation นี้ ประกอบด้วยโปรแกรมที่ช่วยในการบริหารด้านต่างๆดังนี้

·         Opportunity management โดยผู้ใช้สามารถวิเคราะห์รายได้และพยากรณ์กำลังการผลิตได้ นอกจากนี้

·         Project management : ใช้สำหรับวิเคราะห์และวางแผนโครงการต่างๆ โดยมีโปรแกรมสำหรับ ทั้งในแง่ผลตอบแทนจากการลงทุน และโอกาสในการลงทุน

·         Resource Management : สำหรับการวิเคราะห์ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และ บริหารจัดการทรัพยากรต่างๆในองค์กรเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

หากพิจารณาลักษณะสำคัญของ Software ดังกล่าวจะเห็นว่า สามารถใช้ในการวางแผนและจัดการการทำงานในระดับกลยุทธ์ขององค์กรได้ ซึ่ง Dollar General น่าจะสามารถใช้ประโยชน์จาก Services Automation ได้เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อจุดมุ่งหมายขององค์กรคือการเติบโต เพื่อต่อสู้กับคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกัน การมีระบบสารสนเทศสามารถทำงานวิเคราะห์ในระดับที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และช่วยในการวางแผนกลยุทธ์ได้ จึงเหมาะกับ Dollar General

][ sirikul 5202113089 ][