AI613#2 Information System

ปัจจุบัน ระบบสารสนเทศได้ถูกนำมาใช้ในบริษัทต่างๆเป็นจำนวนมาก ยกตัวอย่างเช่น บริษัท MARYKAY – บริษัทขายเครื่องสำอางรายใหญ่ในสหรัฐฯ ที่จำหน่ายผ่านสมาชิก (คล้ายการขายตรงแบบ misteen) ที่นำเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาใช้ในกระบวนการต่างๆของบริษัท ตั้งแต่ ต้นน้ำ ถึงปลายน้ำ เช่น การใช้ website เป็นช่องทางที่ทำให้ติดต่อกับลูกค้าได้ รวมถึงให้ลูกค้า สามารถสั่งสินค้าผ่านเว็บไซต์ หรือ การใช้เทคโนโลยี mobile phone ในการเช็คสต๊อกได้ด้วย

ความหมาย

สารสนเทศ (Information) คือ Data ที่ผ่าน Process แล้ว และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ และสามารถพัฒนาไปเป็นองค์ความรู้ได้ด้วย (knowledge) ซึ่งวิธีการในการ process ข้อมูลนั้น อาจใช้ software, hardware หรือพวกเทคโนโลยีต่างๆ เข้าช่วย

                ระบบสารสนเทศ (Information System) สามารถถูกนำมาใช้ในทุกๆกระบวนการดำเนินงานในองค์กร เช่นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ตั้งแต่กระบวนการผลิต หรือกระบวนการสั่งสินค้า การสั่งของ การ approve credit ลูกค้า ไปจนถึงกระบวนการจัดส่งสินค้า

ระดับของ IS

• Personal and Productivity System ** เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนการทำงานของแต่ละบุคคล
• Transaction Processing System (TPS) ** เป็นระบบที่มีความสำคัญที่สุดขององค์กรเลยก็ว่าได้ เนื่องจากเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ดำเนินเป็นประจำทุกวันขององค์กร เช่น การรวบรวมจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ทั้งนี้เนื่องจาก TPS เป็นจุดเริ่มของทุกๆระบบ จึงถือเป็นส่วนสำคัญมากที่สุดส่วนหนึ่งของระบบ
• Functional and Management Information Systems ** สนับสนุนการทำงานเฉพาะของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งในองค์กร เช่น IS สำหรับหน่วยงานบัญชี , IS สำหรับหน่วยงานทางการตลาด เป็นต้น
• Enterprise Information Systems ** เป็นระบบที่สามารถ Link ไปยังหน่วยงานอื่นๆ ถือเป็นการเชื่อมหลายๆหน่วยงานเข้าด้วยกัน
• Inter-organizational systems (IOS) ** เป็นระบบที่ connect หลายๆหน่วยงานเข้าด้วยกัน เช่น connect กับสาขาอื่นๆ ในต่างประเทศได้
• Global Information System  ** สามารถเชื่อมต่อบริษัทต่าง ๆ อยู่ที่คนละประเทศกัน และรวมกันหลายๆ ระบบจนเริ่มเป็น global
• Very Large and Special System ** สามารถใช้เชื่อมต่อกับองค์กรต่างๆได้ทั่วโลก เช่นระบบจองตั๋วเครื่องบิน

หากแยกประเภทตามกลุ่มผู้ใช้งาน จะแบ่งเป็น IS แต่ละประเภทดังนี้

• Management Information System (MIS) ** IS สำหรับผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งผู้บริหารระดับนี้ มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่สามารถนำไปวิเคราะห์เพิ่มเติมเกี่ยวกับความสามารถในการดำเนินงาน และนำไปใช้วางแผนการทำงานได้

ข้อมูลเกือบทุกระบบสารสนเทศที่อยู่ในองค์กร จุดเริ่มต้นมักมาจาก TPS และส่งมายัง MIS Files ดังนั้น TPS จึงมีความสำคัญ มาก เพราะหาก ข้อมูลตั้งต้นจาก TPS ผิดพลาด ย่อมทำให้ข้อมูลที่ส่งต่อไปยังระดับอื่นๆ ผิดพลาดตามไปด้วย จนอาจะเกิดความเสียหายได้

• Decision Support System (DSS) ** ระบบช่วยในการตัดสินใจ ในการตัดสินใจที่จำเป็นต้องใช้การคำนวณ หรือสถิติเข้ามาช่วย
• Group Decision Support System (GSS) ** สำหรับการทำงานและตัดสินใจเป็นกลุ่ม
• ESS เป็นระบบที่ใช้สำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยรวบรวมข้อมูลจากภายนอกองค์กรเข้ามาด้วย เพื่อสรุปข้อมูล เปรียบเทียบ และวิเคราะห์ในแง่กลยุทธ์ ใช้ข้อมูลจากฝ่ายล่างๆขึ้นมา 

IS ประเภทอื่นๆ

• Supply Chain management systems: บริหาร supply chain ขององค์กร
• Customer Relationship Management (CRM):  บริหารความสัมพันธ์ระหว่าง ลูกค้ากับองค์กร

• Knowledge management system: เหตุที่องค์กรต้องเก็บองค์ความรู้ไว้ก็ เพราะความรู้ส่วนใหญ่อยู่ที่บุคคลากร หากไม่มีการเก็บไว้ เมื่อบุคคลากรออกจากองค์กรไป องค์ความรู้นั้นก็จะหายไปด้วย เป็นการนำข้อมูลทุกอย่างที่อยู่ในองกรค์มมาจัดเก็บให้เป็นระบบและประมวลผลให้เกิดองค์ความรู้ ทั้งนี้ Data เมื่อผ่าน process จะเป็น information และสามารถเป็น และพัฒนาต่อไปเป็น wisdom knowledge

Knowledge แบ่งเป็น

Explicit Knowledge – ความรู้ที่ชัดเจน สามารถรวบรวมและถ่ายทอดในรูปแบบต่างๆได้

Tacit Knowledge – ความรู้ของบุคลากรในองค์กรที่เกิดจากประสบการณ์ หรือพรสวรรค์ ซึ่งความรู้ประเภทนี้มักมีมากกว่าประเภทแรก แต่ยากในการถ่ายทอดให้กับผู้อื่น

• Intranet – เป็น internet ภายในองค์กร เพื่อให้มีความ secure โดยสามารถใช้เฉพาะคนภายยในองค์กรเท่านั้น

• Extranet – เป็น private network สำหรับระหว่างองค์กร

• Collaboration and communication System : สำหรับให้บุคคลติดต่อสื่อสารกับคนอื่นในองค์กร เช่น email ภายในองค์กร , Cell phone , smart phone, Social networking , Wikis , Virtual worlds เช่นพวกเกมส์ออนไลน์

• Web2.0 ถือเป็นยุคใหม่ของ www ผู้ที่เข้าไปใช้ไม่เพียงแค่เข้าไปอ่านหรือค้นข้อมูล แต่เป็นผู้สร้างข้อมูลด้วย ในปัจจุบัน user เองมักเป็นผู้สร้าง contents

• Open source code software เป็นซอฟต์แวร์ที่เปิดเผยหลักการหรือแหล่งที่มาของเทคโนโลยีให้บุคคลภายนอกได้ใช้ และผู้ใช้สามาราถทำการแก้ไข ดัดแปลงและ เผยแพร่โปรแกรมต้นฉบับ (Source Code) ได้

• Virtualization พยายามทำให้ server หลายตัว มาอยู่บน server ตัวเดียว เพือความประหยัดและเพิ่มความเสถียรมากขึ้น

***************

• E-paper = เทคโนโลยีการแสดงผลที่ใช้แบล็กไลต์ เพื่อให้ความสว่าง บันทึกข้อความและภาพโดยที่ไม่ต้องใช้ไฟฟ้า ข้อดีคือ มีน้ำหนักเบา โค้งงอได้ และมีความทนทาน

• Tablet PC = computer ที่พัฒนาให้มีขนาดเล็กลง สะดวกในการพกพา น้ำหนักเบา เหมาะกับการใช้งานนอกสถานที่และอาจะมี application เสริมเพื่อให้สะดวกแก่การใช้งานได้แก่ มีการเชื่อมต่อแบบไร้สาย, Touch screen, ใช้การออกคำสั่งด้วยเสียงได้ สามารถใช้ทำงาน office ได้ทั้งงานเอกสารและนำเสนอ (Ex. IPAD)

• Green IT = การใช้บริหารและเลือกใช้เทคโนโลยีที่โดยใส่ใจกับสิ่งแวดล้อม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พลังงานขององค์กร และลดมลพิษที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินงานขององค์กร