AI613#5

Justify Investment in IT

    เหตุที่ต้องมีการลงทุนใน IT อาจเกิดจาก IT infrastructure เดิม หมดอายุ หรือเสื่อมสภาพ, Vendors ไม่ support ระบบต่อ, ระบบ security ไม่ดีพอ เป็นต้น จึงต้องมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการลงทุนในระบบ IT



Technology and Economic Trends and The Productivity Paradox

• Productivity Paradox

• เวลาที่มีการลงทุนในโครงการต่างๆ บริษัทมักคาดหวังผลสำเร็จ หรือ benefits ทันที แต่ในขณะเดียวกัน การลงทุนใน IT นั้น หลายๆครั้ง การวัดผลจากการลงทุน ทำได้ยาก หรืออธิบายได้ยากว่า จะสามารถเพิ่ม Productivity ได้อย่างไร

• Productivity Paradox คือการที่ Productivity ไม่ได้เพิ่มขึ้นมากเท่า computer power ที่เพิ่มขึ้น

• เหตุที่อาจทำให้เกิด Productivity Paradox เช่น การไม่เห็นว่า productivity ที่เพิ่มขึ้นนั้น เกิดขึ้นที่ส่วนไหน เนื่องจากยากที่จะวัดผล หรือกว่าจะเห็นผลต้องใช้เวลามาก , การลงทุนใน IT อาจไปลด budget ส่วนอื่นๆ ทำให้ gain ของ department หนึ่ง ถูกหักกลบไปกับ loss ของอีก department หนึ่ง , การลงทุนใน IT ให้เงินลงทุนสูงมาก ซึ่ง benefits ที่ได้มาเห็นผลช้ามาก เป็นต้น

Evaluating IT Investment : Needs, Benefits, Issue and Traditional Methods

   Why justify IT investment? --- ในอดีต การลงทุนใน IT เป็นเหมือน trend ที่ทุกคนต่างหันมาลงทุน แต่ไม่มีการวิเคราะห์ก่อนการลงทุน เนื่องจากไม่มีเครื่องมือในการวิเคราะห์ หรือไม่มีความรู้เพียงพอ แต่ปัจจุบัน บริษัทต่างรู้ว่า IT ไม่ใช่วิธีในการแก้ปัญหาทุกๆอย่าง ดังนั้นจึงต้องมีการวิเคราะห์ก่อนการลงทุน หรือมีการประเมินหลังการลงทุน

IT Justification Process

• เลือกเครื่องมือและวิธีการในการวิเคราะห์
• พิจารณา cost benefits
• วิเคราะห์ risk analysis
• ประเมินว่า โครงการลงทุนดังกล่าวช่วยส่งเสริมความสามารถในการแข่งขันของบริษัทหรือไม่
• ไม่ควร understate costs และ overstate benefits
• มีการ commit จาก all partners , vendors และ top management

     ความยากในการวัดและประเมิน Productivity & Performance Gains เช่น ตอบไม่ได้ว่า จะวัดอะไร หรือสิ่งที่วัดผล มองไม่เห็นเป็นตัวเงินเด่นชัด รวมถึงมีเรื่องของ time lags ที่ทำให้การลงทุนเห็นผลช้า อีกทั้ง การหาความสัมพันธ์ของผลลัพธ์หรือประโยชน์ทีได้มา กับการลงทุนใน IT อาจทำได้ยาก

     Benefits ที่ได้รับ อาจเป็น Intangible Benefits ( เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า) เป็น benefits ที่ยากที่จะวัดเป็นตัวเงิน  แต่อย่างไรก็ดี ต้องมีการประเมินคร่าวๆ และวิเคราะห์ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น และไม่ควรประเมินต่ำไป หรือสูงเกินไป

     Costing IT investment อาจเป็น fixed cost ; ที่เกิดจากการลงทุนใน infrastructure , Transaction cost ต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการ search vendor หรือ หา information การตัดสินใจ และการติดตามควบคุม



Cost-Benefit Analysis
   ควรมีการประเมิน  Cost-Benefit สำหรับการลงทุนใน IT เพื่อพิจารณาว่าควรลงทุนหรือไม่ หรือคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่

• Cost : Development costs, Setup costs, Operational costs
• Benefits : Direct benefits, Assessable indirect benefits, Intangible benefits

Cost-Benefit Evaluation Technique

1. Net Profit : มีข้อเสียคือ ไม่ได้พิจารณาระยะเวลาการลงทุน 
2. Payback Period : ไม่สนใจว่า net profit เป็นเท่าไร แต่สนใจเพียงระยะเวลาคืนทุน
3. Return on Investment : ไม่ได้คำนึงถึง time value of money
4. Net Present Value : คำนึงถึง TVM แต่มีข้อจำกัดเรื่องการเลือก discount rate
5. Internal rate of return : มีข้อจำกัดเรื่อง assumption ที่ให้ reinvestment rate คงที่ และอาจเกิดปัญหา multiple roots
6. Economic value added : ใช้วัด net value ที่สร้างให้แก่ stakeholder แต่ข้อจำกัดคือ true benefits อาจยากที่จะวัด

Advanced Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics

• Financial : สนใจเชิงตัวเลข ตัวเงิน เช่นใช้ NPV, ROI
• Multicriteria : พิจารณา โดยใช้หลายๆเงื่อนไข ทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ
• Ratio : ใช้อัตราส่วนต่างๆในการวัด เช่น อัตราส่วนทางการเงินต่างๆ
• Portfolio : มองหลายๆ project มาเปรียบเทียบกัน

TCO : Total cost of ownership
   ประกอบด้วย

1. acquisition cost
2. operational cost
3. control cost

     concept ของ TBO;  Total benefits of ownership นั้น เหมือนกับ TBO โดยการวัดผล payoff of IT investment คือ Payoff = TBO - TCO

Using Benchmarks to Assess Infrastructure Investments

• objective measure คือ หากทุกคนวัดผล ไม่ว่าใครวัดผลจะได้ผลเหมือนกัน
• การเปรียบเทียบผล อาจทำได้โดยค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม, บริษัทอื่นๆ, หรือกับค่าทีดีที่สุดของอุตสาหกรรม

วิธีอื่นๆ ในการวัดผล เช่น Balanced scorecard method ซึ่งประกอบด้วย perspective ด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับ goal, objectives, vision and plans ขององค์กร


Where costs of IT investment go?
    ประเด็นที่ไม่ควรลืมพิจาณาคือ  การตัดสินใจว่า cost ที่เกิดขึ้นควรจะ charge ไปที่หน่วยงานใดในองค์กร บางองค์กร ให้ค่าใช้จ่ายที่เกิดทั้งหมดไปยัง overhead account หรืออีกทางเลือกคือใช้วิธี chargeback กลับไปที่ user



Major Managerial Issue

• constant growth & change
• shift from tangible to intangible benefits
• not sure thing
• chargeback
• risk
• how to measure the value of IT investment
• who should conduct a justification